Afono® 365 Handel

Der Kassen-PC ist in die Jahre gekommen und muss ausgetauscht werden. Die Software Afono 365 Handel soll daher auf einem neuen PC eingerichtet werden.

Für den weiteren Ablauf ist es von entscheidender Bedeutung, ob die Datenbank ebenfalls auf dem neuen System bereitgestellt werden soll oder ob der Datenserver auf einem anderen PC im lokalen Netzwerk bereits eingerichtet ist.

Voraussetzung: Für einen Umzug ist eine aktive Internetverbindung des alten und des neuen Systems für Deaktivierungs- und Aktivierungsvorgänge der Lizenz erforderlich

Variante 1) Software und Datenbestand ziehen um

Variante 2) Software zieht ohne Datenbestand um (Clientinstallation)

Variante 1) Software und Datenbestand ziehen um

Tätigkeiten am bisher als eAS (meldepflichtiges elektronisches AufzeichnungsSystem) genutzten Kassen-PC

Hinweis: Die Afono 365 Auftrag ist kein meldepflichtiges eAS im Sinne § 146a Abs. 1 Satz 2 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 KassenSichV. Der Menüpunkt Gerätesteuererung steht nicht zur Verfügung. Eine TSE und somit TSE-Zugangsdaten sind ebenfalls nicht 

in einer Afono 365 Auftrag vorhanden (Lizenznummer beginnend mit 2046- xxxxxx - xxxx).

Ablauf:

1. Dokumentieren Sie für sich die Einstellungen für Drucker, Kundendisplay und EC-Terminal, zu finden unter Menü > Einstellungen > Gerätesteuerung
2. Dokumentieren Sie die TSE Zugangsdaten, PIN /PUK /TAN zu finden unter Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellung > Elster-Schnittstelle
3. Dokumentieren Sie die Lizenznummer des Systems, zu finden unter Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellung > Filialen & Clients im unteren Bereich im Fenster Clienten/Arbeitsstationen
   Markieren Sie das betreffende System. Die Lizenznummer befindet sich rechts und deaktivieren Sie nach der Abschrift der Lizenznummer per Funktionsbutton die Lizenz.
4. Sollte die Sicherung des TSE Archiv individuell eingestellt worden sind, ist diese Sicherung vom Speicherort ebenfalls auf den externen Datenträger zu übertragen.
   (Der Speicherort ist unter Menü > Systemeinstellungen > Gerätesteuerung > TSE Archivexport einsehbar und einstellbar)
5. Führen Sie den Kassenabschluss aus
6. Führen Sie gleich anschließend die Datensicherung aus
7. Kopieren Sie die Datensicherung auf einen externen Datenträger (z.B. USB-Stick) zur späteren Übernahme
8. Die TSE kann jetzt vom PC entfernt werden.

Tätigkeiten am neuen eAS (meldepflichtiges elektronisches AufzeichnungsSystem)

1. Verbinden Sie den externen Datenträger mit den Datensicherungen und die TSE mit dem neuen Kassen-PC.

2. Übertragen Sie die Datensicherungsdatei und gegebenenfalls das TSE-Archiv in ein dafür von Ihnen angelegtes Verzeichnis/Datenordner z.B. Dokumente\Kassensicherung.

Warum vorab die Datei auf den PC übertragen?  
Die Wiederherstellung einer Datensicherung erfolgt direkt von einem internen Datenträger wesentlich schneller und sicherer als von einem externen Datenträger

3. Anschließend führen Sie die Installation der neuesten Softwareversion Afono 365 Handel durch - Download unter https://www.afono-kassensoftware.de/news/
   
   
4. Da auf dem neuen System in der Regel noch kein Datenserver installiert ist, folgt beim ersten Start die Installation des Datenservers nach Bestätigung durch den Nutzer.  

5. Nach der erfolgreichen Installation ist das Programm zu starten. Im Menü auf der linken Seite des Startfensters die Funktion: Mandant wiederherstellen.

6. Jetzt ist einmalig ein Administrator für Datenbankanwendungen festzulegen. Dabei ist die Eingabe des Namens und ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen erforderlich.
   Diese Festlegungen stehen im keinem Zusammenhang mit den Mitarbeiterkonten des Kassensystems

7. Anschließend startet mit dem Auswahldialog zur Datensicherungsdatei. Jetzt wählen Sie das auf dem PC festgelegte Verzeichnis mit den vorab übertragenen Sicherungsdateien aus und starten die Wiederherstellung.
   Nach wenigen Minuten ist der Mandant mit allen Daten wiederhergestellt.

8. Wählen Sie den gewünschten Mandanten am Startfenster aus und melden Sie sich mit der gewohnten PIN am System an.

9. Das Programm erwartet nun die Eingabe der Lizenznummer. Nach der Eingabe und Registrierung folgt der nächste Schritt zur Einrichtung der TSE.

10. Mit der Anmeldung am Mandanten folgt der Dialog zur Einrichtung der TSE für diesen Kassen-PC.
    Nach erfolgreicher Wiedereinrichtung der TSE mit den auf dem alten System dokumentierten Zugangsdaten startet der Mandant auf dem neuem Kassensystem.

11. Die Kassensoftware startet jetzt mit der Aufforderung zur Eingabe des Kassenanfangsbestandes. Brechen Sie die Eingabe ab.

12. Im nächsten Schritt ist die Verbindung zum Bondrucker wiederherzustellen. Dazu ist gegebenenfalls eine VCOM-Port -Software des Druckerherstellers auf Betriebssystemebene zu installieren und einzurichten.

13. Jetzt sind VCOM-Port bzw. IP-Adresse des Bondruckers, entsprechend der oben genannten Dokumentation über Einstellungen > Gerätesteuerung einzurichten.

14. Analog ist die Verfahrensweise bei Einrichtung des Kundendisplay und des EC-Terminal.

15. Jetzt erfolgt die Einrichtung des Sicherungsordner für das TSE Archiv in der Kassensoftware unter Menü > Systemeinstellungen > Gerätesteuerung > TSE Archivexport.

16. Ausführung der Kassenmeldung für meldepflichtige elektronische Aufzeichnungsysteme über Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellung > Elster-Schnittstelle
    a) bisheriges eAS ausser Betrieb nehmen
    b) Meldedatei erzeugen (nur erforderlich wenn die TSE mit auf das neue System übernommen wird)
    c) Kasse neu starten und die neu oder bisherige TSE mit der neuen Kasse aktivieren
    c) neues System als eAS in Betrieb nehmen

17. Meldedatei erzeugen und Steuerberater bzw. dem eigenen ELSTER-Zugang übermitteln.

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Variante 2) Software zieht ohne Datenbestand um (Clientinstallation)

Tätigkeiten am bisher als eAS (meldepflichtiges elektronisches AufzeichnungsSystem) genutzten Client-Kassen-PC

Hinweis: Die Afono 365 Auftrag ist kein meldepflichtiges eAS im Sinne § 146a Abs. 1 Satz 2 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 KassenSichV. Der Menüpunkt Gerätesteuererung steht nicht zur Verfügung. Eine TSE und somit TSE-Zugangsdaten sind ebenfalls nicht 

in einer Afono 365 Auftrag vorhanden (Lizenznummer beginnend mit 2046- xxxxxx - xxxx).

Ablauf:

1. Dokumentieren Sie für sich die Einstellungen für Drucker, Kundendisplay und EC-Terminal, zu finden unter Menü > Einstellungen > Gerätesteuerung des betreffenden Client
2. Dokumentieren Sie die TSE Zugangsdaten, PIN /PUK /TAP zu finden unter Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellung > Elster-Schnittstelle des betreffenden Client
3. Dokumentieren Sie die Lizenznummer des Systems, zu finden unter Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellung > Filialen & Clients im unteren Bereich im Fenster Clienten/Arbeitsstationen
   Markieren Sie das betreffende System. Die Lizenznummer befindet sich rechts und deaktivieren Sie nach der Abschrift der Lizenznummer per Funktionsbutton die Lizenz.
4. Sollte die Sicherung des TSE Archiv individuell eingestellt worden sind, ist diese Sicherung vom Speicherort zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen..
   (Der Speicherort ist unter Menü > Systemeinstellungen > Gerätesteuerung > TSE Archivexport einsehbar und einstellbar)
5. Führen Sie den Kassenabschluss am betreffenden Client aus.
6. Führen Sie gleich anschließend die Datensicherung aus
7. Die TSE kann jetzt vom PC entfernt werden.

Tätigkeiten am neuen Client-Kassen-PC als eAS (meldepflichtiges elektronisches AufzeichnungsSystem)

1. Führen Sie die Installation der neuesten Softwareversion Afono 365 Handel durch - Download unter https://www.afono-kassensoftware.de/news/

2. Nach der erfolgreichen Installation ist das Programm zu starten. Da noch keine Verbindung zu einem Datenserver besteht, startet das System mit dem Auswahldialog für die Verbindung zum Datenbankserver. Nach Auswahl "anderer Computer und Eingabe der IP-Adresse das PC mit dem eingerichteten Datenbanksystem wird der Start fortgesetzt.

3. Wählen Sie den gewünschten Mandanten am Startfenster aus und melden Sie sich mit der gewohnten PIN am System an.

4. Das Programm erwartet nun die Eingabe der Lizenznummer. Nach der Eingabe und Registrierung folgt der nächste Schritt zur Einrichtung der TSE.

5. Mit der Anmeldung am Mandanten folgt der Dialog zur Einrichtung der TSE für diesen Kassen-PC.
   Nach erfolgreicher Wiedereinrichtung der TSE mit den auf dem alten System dokumentierten Zugangsdaten startet der Mandant auf dem neuem Kassensystem.

6. Sofort nach der Anmeldung folgt der Dialog zur Einrichtung der TSE für diesen Kassen-PC.
   Nach erfolgreicher Wiedereinrichtung der TSE mit den auf dem alten System dokumentierten Zugangsdaten startet der Mandant auf dem neuem Kassensystem.

7. Die Kassensoftware startet jetzt mit der Aufforderung zur Eingabe des Kassenanfangsbestandes. Brechen Sie die Eingabe ab.

8. Im nächsten Schritt ist die Verbindung zum Bondrucker wiederherzustellen. Dazu ist gegebenenfalls eine VCOM-Port -Software des Druckerherstellers auf Betriebssystemebene zu installieren und einzurichten.

9. Jetzt sind VCOM-Port bzw. IP-Adresse des Bondruckers, entsprechend der oben genannten Dokumentation über Einstellungen > Gerätesteuerung einzurichten.

10. Analog ist die Verfahrensweise bei Einrichtung des Kundendisplay und des EC-Terminal.

11. Jetzt erfolgt die Einrichtung des Sicherungsordner für das TSE Archiv in der Kassensoftware unter Menü > Systemeinstellungen > Gerätesteuerung > TSE Archivexport.

12. Ausführung der Kassenmeldung für meldepflichtige elektronische Aufzeichnungsysteme über Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellung > Elster-Schnittstelle
    a) bisheriges eAS ausser Betrieb nehmen
    b) neues System in Betrieb nehmen

13. Meldedatei erzeugen und Steuerberater bzw. dem eigenen ELSTER-Zugang übermitteln.